Un studio ou une société de production possède souvent un parc de caméras, d'optiques, de lumières et de matériel son qui dort entre deux tournages. Le louer à des confrères ou à des indépendants amortit l'investissement, à condition de ne jamais bloquer sa propre production ni de récupérer un matériel abîmé la veille d'un tournage. Cette page décrit les difficultés propres à cette double casquette et la façon dont LocMateriel aide à y répondre, en complément des outils de production déjà en place.
Le premier réflexe utile est de traiter la production interne comme un client parmi d'autres : chaque tournage pose une réservation sur les unités qu'il mobilise, avec les jours de préparation et de rangement. Le planning montre alors ce qui est réellement libre pour la location externe, et la double réservation entre un tournage et un confrère devient visible avant d'être promise.
Cette discipline demande un peu de rigueur au début, mais elle règle la question la plus coûteuse pour un studio : un tournage qui démarre sans la caméra prévue parce qu'elle est encore chez un client.
Le matériel qui revient de location repart parfois dès le lendemain sur une production interne. Le contrôle au retour ne peut donc pas attendre. L'état des lieux photo au départ et au retour, attaché à chaque location, permet de constater une rayure ou un accessoire manquant pendant que le client est encore joignable, et de retenir la caution en connaissance de cause.
La fiche de chaque unité garde l'historique des sorties et des incidents, ce qui aide à organiser l'entretien : nettoyage capteur après un tournage en extérieur, révision d'une optique qui a beaucoup tourné, remplacement de batteries qui faiblissent. Le simulateur de parc rappelle d'ailleurs que le temps d'immobilisation entre deux sorties fait partie de la capacité réelle du parc.
Louer à des confrères se fait souvent sur la confiance, jusqu'au premier boîtier tombé. Un contrat généré à chaque sortie, avec la durée, la caution, l'assurance attendue et la responsabilité en cas de casse, protège la relation autant que le matériel. Les clauses essentielles se rédigent une fois, avec un conseil si nécessaire, puis se reprennent automatiquement.
Les cautions suivent le même chemin : montant retenu, restitution après contrôle, retenue partielle documentée par les photos. Gérer les cautions proprement évite les malentendus avec des confrères que l'on recroise sur d'autres productions.
LocMateriel gère le parc, les réservations et les contrats de location. Le planning de production, les feuilles de service et la facturation des prestations restent dans les outils de la société ; les exports font le lien avec la comptabilité.
Un studio est aussi un client de la location : pour une référence demandée sur un tournage ponctuel, la sous-location chez un confrère évite un achat qui dormirait ensuite. Le comparateur acheter ou sous-louer calcule le seuil de jours loués par an à partir duquel l'achat devient plus rentable, en tenant compte de la revente et de l'entretien. Avec un planning tenu par unité, ce seuil se compare à des sorties réellement constatées, internes et externes confondues.
Le calculateur de tarif journalier aide enfin à fixer un tarif confrère qui couvre au moins le coût de détention, sans copier une grille publique qui ne correspond pas au volume réel du studio.
LocMateriel aide les loueurs de matériel photo, vidéo et son à gérer leurs réservations, suivre l'état de leur parc et éditer leurs contrats sans doubles réservations ni matériel perdu.
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