Glossaire : 32 termes expliqués

Accessoire: Élément qui accompagne un matériel principal et sans lequel celui-ci ne peut pas être loué correctement : batterie, chargeur, carte mémoire, câble, télécommande, bonnette, valise. Peu coûteux isolément, un accessoire manquant immobilise pourtant un kit entier. Le bon réflexe consiste à rattacher chaque accessoire à son appareil dans la fiche matériel, à le pointer au départ et au retour de chaque location, et à en tenir un stock de remplacement pour les pièces qui s'égarent le plus souvent.
Voir aussi : Comment suivre précisément l'état et la localisation de tout son parc de matériel en location ?.
Acompte: Somme versée par le client à la réservation, déduite du prix total de la location. L'acompte engage les deux parties : il confirme la réservation sur le planning et compense en partie le loueur si le client annule tardivement, selon les conditions écrites au contrat ou aux conditions générales. Il ne doit pas être confondu avec la caution, qui garantit le matériel et est restituée en fin de location. Le suivi des acomptes encaissés et des soldes restant dus fait partie du dossier de chaque réservation.
Voir aussi : Quelles clauses essentielles doit contenir un contrat de location de matériel pour protéger le loueur ?.
Amortissement: Répartition de la perte de valeur d'un matériel sur le nombre d'années pendant lesquelles le loueur compte l'exploiter avant de le revendre ou de le renouveler. La perte de valeur annuelle se calcule à partir du prix d'achat, de la valeur de revente attendue et de la durée retenue, souvent plus courte pour un boîtier que pour une optique. C'est le premier composant du coût de détention, et donc du tarif journalier plancher. La durée d'amortissement de gestion peut différer de la durée comptable ou fiscale.
Voir aussi : Calculateur de tarif journalier de location.
Assurance du matériel: Contrat qui couvre le parc du loueur contre la casse, le vol ou la perte, au dépôt comme en location, moyennant une prime annuelle et une franchise par sinistre. Certains loueurs exigent en plus que le locataire justifie de sa propre assurance ou souscrive une garantie complémentaire pour la durée de la location. La prime, rapportée au prix d'achat, entre dans le coût annuel de détention et pèse sur le tarif journalier. Les garanties et exclusions sont propres à chaque contrat et à vérifier avec l'assureur.
Voir aussi : Quelles clauses essentielles doit contenir un contrat de location de matériel pour protéger le loueur ?.
Caution: Somme ou empreinte bancaire déposée par le client avant le départ du matériel, destinée à garantir sa restitution complète, en bon état et dans les délais. La caution se distingue du prix de location, qui rémunère l'usage : elle est restituée intégralement si aucun manquement n'est constaté. Son montant doit rester cohérent avec la valeur du matériel. Les cas de retenue, casse, perte, retard ou accessoire manquant, doivent être écrits au contrat, et la restitution doit être rapide pour ne pas transformer un client satisfait en client mécontent.
Voir aussi : Comment gérer les cautions et dépôts de garantie sans se mettre en tort avec ses clients loueurs ?.
Contrat de location: Document signé par le loueur et le client avant la remise du matériel, qui fixe les règles de la location. Il décrit précisément ce qui est loué, modèle, numéro de série, accessoires et état au départ, puis la durée avec les heures de départ et de retour, le prix, la caution et ses conditions de restitution, la responsabilité du locataire en cas de casse, perte ou vol, les pénalités de retard et l'éventuelle obligation d'assurance. Un modèle de contrat ne remplace pas un conseil juridique : ses mentions sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Voir aussi : Quelles clauses essentielles doit contenir un contrat de location de matériel pour protéger le loueur ?.
Contrôle au retour: Vérification systématique du matériel lorsque le client le restitue, avant toute remise en stock. Le contrôle compare l'état du matériel aux photos de l'état des lieux de départ, pointe les accessoires, teste le fonctionnement des boîtiers, optiques, enregistreurs et micros, et décide de la suite : remise en stock, nettoyage, réparation ou blocage en maintenance. C'est à ce moment que se constatent les manques et les dommages, et que se décide une éventuelle retenue de caution, avant que le matériel ne reparte chez un autre client.
Voir aussi : Comment organiser l'entretien et le nettoyage du matériel photo et vidéo destiné à la location ?.
Coût de détention: Ce qu'un matériel coûte au loueur chaque année, qu'il soit loué ou non : la perte de valeur annuelle issue de l'amortissement, la prime d'assurance et l'entretien moyen, révisions, pièces d'usure et réparations comprises. Ce coût fixe doit être absorbé par les journées réellement facturées dans l'année. Divisé par le nombre de jours loués, il donne la part de coût que chaque journée de location doit couvrir, base du tarif journalier plancher. Plus une référence sort rarement, plus chaque journée doit porter une part élevée de ce coût.
Voir aussi : Calculateur de tarif journalier de location, Comment fixer des tarifs de location de matériel audiovisuel à la fois compétitifs et rentables ?.
Dégressif: Réduction du tarif journalier accordée lorsque la location porte sur plusieurs jours consécutifs : forfait week-end, tarif semaine ou tarif mois. Le dégressif encourage les locations longues, qui réduisent le nombre de départs et de retours à gérer pour un même chiffre d'affaires. Il doit être construit avec soin : le tarif moyen par jour d'une location longue doit rester au-dessus du tarif plancher, faute de quoi la location se fait à perte malgré un planning bien rempli. Le dégressif apparaît clairement dans la grille tarifaire.
Voir aussi : Comment fixer des tarifs de location de matériel audiovisuel à la fois compétitifs et rentables ?.
Départ: Moment où le matériel quitte le dépôt pour rejoindre le client. Le départ concentre plusieurs vérifications : contrat signé, acompte et caution encaissés, kit pointé et testé, état des lieux photo réalisé, heure de retour confirmée. Une fois le matériel parti, son statut passe de réservé à en location sur le planning et sa localisation devient le client. Un départ préparé méthodiquement évite l'oubli d'accessoire qui se découvre toujours sur le lieu du tournage, au pire moment, et fixe la référence qui servira au contrôle du retour.
Voir aussi : Comment préparer un kit de matériel pour un tournage ou un événement sans rien oublier d'essentiel ?.
Devis de location: Proposition chiffrée adressée au client avant la réservation, qui liste le matériel demandé, les dates, le tarif journalier ou le forfait appliqué, les dégressifs, les options comme la livraison ou la sous-location d'une référence absente du parc, et le montant de la caution. Le devis accepté se transforme en réservation sur le planning, puis en contrat au moment du départ. Éditer le devis à partir du catalogue du parc, sans ressaisie, limite les erreurs de prix et de références et accélère la réponse au client.
Voir aussi : Pourquoi numériser la gestion de sa location de matériel plutôt que de rester sur un agenda papier ?.
Disponibilité: Situation d'une unité du parc sur un créneau donné : libre, réservée, en location, en maintenance ou en immobilisation entre deux sorties. La disponibilité se lit unité par unité et non par modèle, car deux boîtiers identiques peuvent avoir des plannings différents. Elle doit être consultée avant toute confirmation au client et mise à jour immédiatement après. Une disponibilité tenue en temps réel sur un support unique est la condition première pour éviter les doubles réservations et répondre à un client au téléphone sans hésiter.
Voir aussi : Comment éviter les doubles réservations quand on loue du matériel photo et vidéo en pleine saison ?.
Double réservation: Situation dans laquelle une même unité est promise à deux clients sur des créneaux qui se chevauchent. Elle naît d'une information dispersée entre un carnet, une messagerie et des promesses verbales, ou d'une réservation par catégorie qui ignore le nombre réel d'unités disponibles. Ses conséquences sont lourdes : tournage compromis, client furieux, réputation entamée. Elle se prévient par un planning unique tenu par unité, une confirmation uniquement après vérification, et la prise en compte des blocages de maintenance et de l'immobilisation entre deux sorties.
Voir aussi : Comment éviter les doubles réservations quand on loue du matériel photo et vidéo en pleine saison ?, Simulateur de parc nécessaire.
État des lieux: Constat de l'état du matériel réalisé au départ puis au retour de chaque location, le plus souvent sous forme de photos datées : faces et angles du matériel principal, optiques et surfaces sensibles aux rayures, écran, accessoires inclus, défauts préexistants signalés. L'état des lieux de départ fixe la référence ; celui du retour permet la comparaison. Adossé au contrat qui prévoit les responsabilités, il transforme un litige parole contre parole en constat objectif et rend une retenue de caution difficilement contestable.
Voir aussi : Pourquoi réaliser un état des lieux photo du matériel au départ et au retour de chaque location ?.
Fiche matériel: Enregistrement individuel d'une unité du parc, qui regroupe tout ce qu'il faut savoir sur elle : modèle, numéro de série, date et prix d'achat, valeur de remplacement, accessoires rattachés, statut et localisation actuels, défauts connus, historique des locations, des incidents et des entretiens. La fiche est le point d'entrée du suivi du parc : c'est elle qui alimente le planning, le contrat, l'état des lieux et le calcul du taux d'utilisation. Elle se tient sur un tableur, un carnet ou un logiciel dédié, l'important étant qu'elle soit unique et à jour.
Voir aussi : Comment suivre précisément l'état et la localisation de tout son parc de matériel en location ?.
Franchise: Part d'un sinistre qui reste à la charge de l'assuré après intervention de l'assurance du matériel. Lorsqu'une casse ou un vol survient pendant une location, le contrat de location précise si cette franchise est répercutée au locataire, en totalité ou en partie, et sous quelles conditions. Le montant de la caution est souvent fixé en tenant compte de la franchise, afin de pouvoir la couvrir sans recours. Les modalités varient d'un assureur à l'autre et doivent être connues avant de rédiger les clauses de responsabilité.
Voir aussi : Quelles clauses essentielles doit contenir un contrat de location de matériel pour protéger le loueur ?.
Historique d'incidents: Journal tenu unité par unité qui consigne chaque panne, casse, perte d'accessoire, retard de retour ou réparation, avec la date, la location concernée, la cause, le coût et la durée d'immobilisation. Cet historique révèle les références fragiles, celles qui coûtent cher en maintenance et celles qu'il faudra renouveler. Il documente aussi l'état d'une unité avant un nouveau départ, ce qui évite d'attribuer un défaut ancien au client suivant. C'est une donnée de gestion autant qu'une donnée technique.
Voir aussi : Comment organiser l'entretien et le nettoyage du matériel photo et vidéo destiné à la location ?.
Immobilisation: Période pendant laquelle une unité n'est pas louable bien qu'elle soit au dépôt : temps de contrôle, nettoyage, recharge et vérification des accessoires entre deux locations, ou maintenance lourde qui bloque le matériel plusieurs jours. L'immobilisation compte comme du temps occupé dans le planning de l'unité. Un matériel rentré un lundi soir n'est pas disponible le mardi matin si ces opérations n'ont pas eu lieu. La négliger produit des doubles réservations déguisées et des départs de matériel non vérifié.
Voir aussi : Simulateur de parc nécessaire.
Kit: Ensemble de matériel et d'accessoires loué comme un tout : par exemple un boîtier avec deux batteries, un chargeur, deux cartes et une optique, ou un enregistreur avec ses micros, bonnettes et casque. Le kit se prépare à partir d'une liste d'éléments indissociables, pointés et testés avant chaque départ. Il se tarife souvent à un prix plus attractif que le cumul des unités. Si ses éléments se louent aussi séparément, c'est l'élément le plus demandé qui limite la disponibilité du kit sur le planning.
Voir aussi : Comment préparer un kit de matériel pour un tournage ou un événement sans rien oublier d'essentiel ?.
Liste d'attente: Registre des demandes qui n'ont pas pu être confirmées faute d'unité disponible sur le créneau souhaité. Plutôt que de promettre un peut-être, le loueur note le client, la référence et les dates, et le rappelle si une annulation libère le créneau. La liste d'attente a une seconde utilité : elle mesure la demande refusée, référence par référence, qui est le chiffre le plus utile pour décider d'acheter une unité supplémentaire, de sous-louer chez un confrère pendant les pics ou de relever un tarif.
Voir aussi : Comment éviter les doubles réservations quand on loue du matériel photo et vidéo en pleine saison ?, Simulateur de parc nécessaire.
Maintenance: Ensemble des opérations qui maintiennent le parc en état de louer : nettoyage courant du capteur et des optiques à chaque retour, remplacement des pièces d'usure, mise à jour des firmwares, révisions périodiques et réparations. La maintenance lourde immobilise une unité et doit apparaître sur le planning comme un blocage, au même titre qu'une location, pour ne pas être réservée par erreur. Chaque intervention est consignée dans l'historique de l'unité, avec son coût, ce qui nourrit les décisions de renouvellement et de tarif.
Voir aussi : Comment organiser l'entretien et le nettoyage du matériel photo et vidéo destiné à la location ?.
Numéro de série: Identifiant unique attribué par le fabricant à chaque appareil, gravé ou imprimé sur le boîtier. Pour le loueur, il permet de distinguer deux unités d'un même modèle, de suivre chacune individuellement sur le planning et dans l'historique, et de décrire sans ambiguïté le matériel remis au client dans le contrat et l'état des lieux. Il sert aussi en cas de vol, pour la déclaration et l'identification du matériel retrouvé. Relever le numéro de série de chaque unité est la première étape de l'enregistrement du parc.
Voir aussi : Comment suivre précisément l'état et la localisation de tout son parc de matériel en location ?.
Parc: Ensemble du matériel que le loueur met en location : boîtiers, optiques, caméras, enregistreurs, micros, éclairages, supports et leurs accessoires. Le parc est le capital de l'activité, et sa gestion consiste à savoir en permanence, pour chaque unité, où elle se trouve, dans quel état elle est et quand elle est disponible. Son dimensionnement, c'est-à-dire le nombre d'unités de chaque référence, se décide à partir de la demande constatée, des refus et du taux d'occupation, en arbitrant entre achat et sous-location.
Voir aussi : Comment suivre précisément l'état et la localisation de tout son parc de matériel en location ?, Simulateur de parc nécessaire.
Pénalité de retard: Somme due par le client lorsque le matériel est restitué après l'heure de retour prévue au contrat. Un retard n'est pas anodin pour le loueur : l'unité est peut-être attendue par un autre client le jour même, et l'immobilisation prévue pour le contrôle est écrasée. La pénalité doit être annoncée avant la signature, claire et proportionnée, par exemple une journée de location supplémentaire par jour de retard entamé. Elle peut être retenue sur la caution si le contrat le prévoit et si le retard est documenté.
Voir aussi : Quelles clauses essentielles doit contenir un contrat de location de matériel pour protéger le loueur ?.
Planning de disponibilité: Vue, par unité et par jour, de ce qui est libre, réservé, en location, en immobilisation ou en maintenance. Le planning est le support unique sur lequel toute réservation se vérifie avant d'être confirmée et s'inscrit immédiatement après. Tenu sur un agenda papier, un tableur ou un logiciel dédié, il n'a de valeur que s'il est à jour et consulté par toute l'équipe. Un planning numérique signale les chevauchements avant qu'ils ne soient conclus et permet de lire le taux d'occupation de chaque référence.
Voir aussi : Comment éviter les doubles réservations quand on loue du matériel photo et vidéo en pleine saison ?, Pourquoi numériser la gestion de sa location de matériel plutôt que de rester sur un agenda papier ?.
Réservation: Engagement du loueur à mettre une unité précise à disposition d'un client sur un créneau donné, en échange le plus souvent d'un acompte. La réservation bloque l'unité sur le planning dès sa confirmation, accessoires compris, et se transforme en location au moment du départ. Elle ne doit jamais être confirmée avant vérification de la disponibilité sur le planning central, ni rester hors du système sous forme de promesse verbale ou de message non reporté. Les conditions d'annulation et de modification sont précisées au client dès ce stade.
Voir aussi : Comment éviter les doubles réservations quand on loue du matériel photo et vidéo en pleine saison ?.
Retenue de caution: Part de la caution conservée par le loueur pour couvrir un manquement constaté au retour : casse, perte, accessoire manquant, retard ou nettoyage exceptionnel. Une retenue n'est légitime que si le cas est prévu au contrat, si une preuve l'appuie, notamment la comparaison des états des lieux de départ et de retour, et si le montant est chiffré de façon transparente sur une base réelle. Le client doit être informé avant toute retenue. Une retenue sans preuve ni explication expose le loueur à un litige qu'il perdra.
Voir aussi : Comment gérer les cautions et dépôts de garantie sans se mettre en tort avec ses clients loueurs ?, Pourquoi réaliser un état des lieux photo du matériel au départ et au retour de chaque location ?.
Sous-location: Pratique qui consiste, pour un loueur, à louer chez un confrère un matériel absent de son parc afin de le refacturer à son propre client. Elle permet de répondre à une demande sans investir, de tester l'intérêt d'une nouvelle référence sur une saison et d'absorber les pics. En contrepartie, chaque jour loué coûte le tarif du confrère et la disponibilité n'est jamais garantie. L'achat devient préférable au-delà d'un certain nombre de jours loués par an, que l'on peut estimer à partir du coût de détention et du tarif de sous-location.
Voir aussi : Comparateur acheter ou sous-louer.
Tarif journalier: Prix facturé au client pour une journée de location d'une unité ou d'un kit. C'est l'élément de base de la grille tarifaire, à partir duquel se déclinent les forfaits week-end, semaine et mois par application d'un dégressif. Le tarif journalier se positionne selon la demande constatée sur chaque référence et la concurrence locale, mais ne doit jamais descendre sous le tarif plancher. Un repère souvent cité dans le secteur le rapporte au prix d'achat du matériel, à confronter à son propre marché plutôt qu'à prendre pour une norme.
Voir aussi : Comment fixer des tarifs de location de matériel audiovisuel à la fois compétitifs et rentables ?, Calculateur de tarif journalier de location.
Tarif plancher: Tarif journalier en dessous duquel une journée de location ne couvre pas ce qu'elle coûte réellement au loueur. Il se calcule en divisant le coût annuel de détention de l'unité, amortissement, assurance et entretien, par le nombre de jours réellement loués dans l'année, puis en ajoutant les frais de préparation, de contrôle et de formalités ramenés à la journée. Le tarif conseillé y ajoute une marge pour rémunérer le risque de casse, les périodes creuses et le travail du loueur. Il sert à vérifier la grille, pas à fixer le prix de vente.
Voir aussi : Calculateur de tarif journalier de location.
Taux d'occupation: Part du temps pendant laquelle une unité est mobilisée, en location ou en immobilisation, rapportée aux jours d'ouverture à la location sur la période. Un taux proche de cent pour cent signifie un planning sans aucune souplesse, où le premier retard de retour provoque un refus ou une double réservation ; un taux très bas signale un matériel qui dort. Entre les deux, le loueur se fixe un taux cible qui garde une réserve pour les imprévus. Le taux d'occupation, lu référence par référence, guide les décisions d'achat, de sous-location et de tarif.
Voir aussi : Simulateur de parc nécessaire, Comment fixer des tarifs de location de matériel audiovisuel à la fois compétitifs et rentables ?.
Valeur de revente: Montant que le loueur pense récupérer en revendant une unité d'occasion à la fin de sa période d'exploitation. Exprimée en pourcentage du prix d'achat, elle détermine la perte de valeur à amortir et donc le coût de détention : un matériel qui garde sa valeur, une optique par exemple, coûte moins cher à détenir qu'une caméra de dernière génération qui se déprécie vite. La valeur retenue est une hypothèse, à ajuster selon le marché du modèle et les ventes d'occasion passées, et à revoir lorsque le calcul du tarif ou la décision d'achat en dépend fortement.
Voir aussi : Comparateur acheter ou sous-louer.

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