LocMateriel ou le tableur : que choisir pour gérer ses locations de matériel ?

Ce qu'un tableur bien construit fait correctement

Un tableur ne coûte rien de plus que la suite bureautique déjà installée, et il s'adapte à n'importe quelle façon de travailler. Pour un photographe qui loue trois boîtiers et quelques optiques à des confrères, un fichier avec une ligne par réservation, les dates, le client et le montant encaissé rend service pendant des années. Les formules permettent de totaliser le chiffre d'affaires par mois, de calculer une caution ou de repérer un retour prévu cette semaine.

• aucun abonnement, un fichier que vous possédez et que vous ouvrez hors connexion ;
• colonnes, couleurs et formules entièrement à votre main ;
• export immédiat vers votre comptable, sans passer par un autre outil ;
• suffisant pour un petit parc et une poignée de sorties par mois.

Le tableur est aussi un bon endroit pour réfléchir : tester une grille tarifaire, comparer deux hypothèses d'amortissement, préparer un investissement. Ce sont d'ailleurs des calculs que le calculateur de tarif journalier reprend pour vous, mais rien n'empêche de les refaire dans une feuille de calcul si vous aimez maîtriser chaque formule.

Là où le tableur commence à prendre l'eau

Le problème n'est pas le tableur, c'est la disponibilité. Une réservation est une plage de dates sur une unité précise, et un tableau ne sait pas naturellement dire si le boîtier numéro deux est libre du 12 au 15. Il faut le déduire en lisant les lignes, et c'est exactement là que se glissent les doubles réservations, surtout en saison de mariages ou de festivals, quand les demandes arrivent par téléphone pendant que le fichier est ouvert sur un autre poste.

• pas de vue par référence et par jour sans construire un planning à la main ;
• aucune alerte quand deux lignes se chevauchent sur la même unité ;
• un fichier partagé par messagerie existe vite en trois versions différentes ;
• les photos d'état des lieux, les contrats signés et les cautions vivent ailleurs, dans des dossiers et des boîtes mail.

Le suivi du parc pose la même difficulté : savoir où se trouve chaque matériel, avec quels accessoires, dans quel état, demande un second tableau relié au premier. Peu de loueurs tiennent les deux à jour longtemps, et c'est souvent après un objectif introuvable que la question du logiciel se pose.

Ce que change un logiciel dédié comme LocMateriel

LocMateriel part de l'unité de matériel et non de la ligne de réservation. Chaque boîtier, optique, caméra ou enregistreur a sa fiche, son numéro de série, ses accessoires et son historique de sorties. Une demande se pose sur le planning de cette unité, et le chevauchement est signalé avant la confirmation. Le contrat reprend les conditions, la durée et la caution déjà saisies, et l'état des lieux photo au départ et au retour se range sur la réservation concernée.

• planning de disponibilité par référence, avec les retards de retour visibles ;
• contrats et devis générés sans ressaisie ;
• cautions encaissées et restituées suivies au même endroit que la location ;
• accès depuis un téléphone au comptoir ou sur le lieu de l'événement.

En contrepartie, vous confiez vos données à un service en ligne, vous payez un abonnement mensuel et vous acceptez une façon de travailler qui est celle de l'outil. Un loueur qui tient à ses colonnes personnalisées perdra une partie de cette souplesse.

Le coût réel de chaque option

Le tableur est gratuit à l'achat mais coûte du temps : ressaisie du contrat, recherche de la dernière version, reconstitution d'un état des lieux à partir de photos éparpillées. Le logiciel coûte un abonnement et demande une matinée pour enregistrer le parc, puis fait gagner ce temps à chaque sortie. La comparaison honnête consiste à compter le nombre de sorties par mois et le temps passé sur chacune, en tenant compte d'un litige sur une caution ou d'une double réservation qui oblige à sous-louer en urgence chez un confrère.

Le tableur reste par ailleurs un bon compagnon du logiciel : les exports servent à préparer la comptabilité, à analyser les références qui dorment ou à nourrir le simulateur de parc nécessaire avec vos volumes réels. Les deux outils ne s'excluent pas, ils ne servent pas à la même chose.

Le comparatif en un tableau

Notre verdict