Checklist départ et retour de location de matériel photo, vidéo et son

Checklist départ et retour de location

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

Avant la remise, en préparant le kit

Vérifier sur le planning que l'unité réservée est bien celle qui part, numéro de série à l'appui
Rassembler tous les accessoires rattachés au kit : batteries, chargeur, cartes, câbles, valise
Charger les batteries et formater les cartes mémoire après vérification qu'elles sont vides
Tester le fonctionnement réel : mise sous tension, enregistrement, prise de son, écran
Nettoyer les optiques et contrôler la propreté du capteur
Noter tout défaut préexistant connu sur la fiche de l'unité
Préparer le contrat avec le matériel, les dates, le prix et la caution déjà renseignés
Bloquer une unité de remplacement si la référence est sensible ou très demandée

Au départ, face au client

Contrôler l'identité du locataire et relever ses coordonnées complètes
Passer en revue le contenu du kit avec le client, pièce par pièce
Photographier les faces du matériel principal, les optiques et les accessoires, photos datées
Faire signaler et photographier par le client tout défaut qu'il constate lui-même
Faire signer le contrat et l'état des lieux de départ avant de remettre le matériel
Encaisser ou bloquer la caution selon le mode prévu au contrat et remettre un reçu
Rappeler l'heure de retour convenue et les conséquences d'un retard
Passer l'unité en statut « en location » sur le planning

Pendant la location

Vérifier chaque matin les retours prévus dans la journée
Relancer le client la veille du retour pour confirmer l'heure
Noter toute demande de prolongation et vérifier qu'elle ne chevauche pas une autre réservation
Signaler par écrit au client tout retard constaté, dès la première journée
Prévenir le client suivant si un retard menace sa propre réservation

Au retour, en présence du client

Pointer chaque pièce du kit sur la liste de départ et repérer les manques
Photographier à nouveau le matériel sous les mêmes angles qu'au départ
Comparer avec les photos de départ et noter toute nouvelle marque ou trace de choc
Tester la mise sous tension et un enregistrement court avant de laisser partir le client
Faire signer l'état des lieux de retour, avec les réserves éventuelles écrites
Noter l'heure réelle de retour et calculer l'éventuel retard
Informer le client tout de suite si une retenue sur caution est envisagée, avec la preuve

Après le retour, avant la remise en stock

Nettoyer le matériel, recharger les batteries et vider les cartes mémoire
Réparer ou envoyer en révision ce qui doit l'être, et bloquer l'unité en maintenance sur le planning
Restituer la caution ou notifier la retenue chiffrée, avec les photos à l'appui
Enregistrer l'incident éventuel dans l'historique de l'unité
Repasser l'unité en statut « disponible » seulement une fois le contrôle terminé
Classer le contrat, les deux états des lieux et le reçu de caution ensemble

Comment utiliser ce modèle

Cette checklist se remplit à chaque location, une feuille par sortie, par la personne qui remet puis reprend le matériel ; elle prend quelques minutes de plus au départ et en fait gagner beaucoup au retour.
Elle se conserve agrafée au contrat et aux photos de l'état des lieux pendant toute la durée où un litige reste possible, puis avec l'historique de l'unité.
Un outil comme LocMateriel, ou toute application de planning qui attache des photos datées à chaque location, peut remplacer la version papier ; le principe reste le même : ne remettre en stock qu'un matériel contrôlé.
La section « pendant la location » peut être tenue sur une seule feuille hebdomadaire regroupant tous les retours attendus.

Questions sur ce modèle

Faut-il vraiment photographier le matériel à chaque sortie, même pour un client habitué ?

Oui, parce que la photo protège les deux parties et que l'habitude du client ne dit rien de ce qui se passera sur son tournage. Un jeu de photos datées prend deux minutes et rend toute discussion sur une rayure inutile, quel que soit le client.

Que faire si le client refuse de signer l'état des lieux de retour avec des réserves ?

Notez son refus sur le document, datez-le, conservez les photos de départ et de retour et informez-le par écrit de la suite envisagée. Les conditions de retenue prévues au contrat s'appliquent alors, à vérifier selon les textes en vigueur avant toute retenue.

Peut-on remettre le matériel en stock avant d'avoir fini le contrôle ?

C'est le meilleur moyen de louer un accessoire manquant ou une batterie vide au client suivant. Mieux vaut laisser l'unité bloquée le temps du contrôle, quitte à compter cette immobilisation dans le dimensionnement du parc.

Que vérifier au départ et au retour de chaque location de matériel ?